ArhivaDeFacturi automatizează descărcarea facturilor din SPV, centralizează și arhivează automat documentele și asigură trasabilitate completă. Esti contabil si vrei sa lucrezi paperless cu clienții tăi ?
Esti in locul potrivit: ADF te ajută să faci toate aceste lucruri!
Provocări cu care te confrunți zilnic ca și contabil
Documente pe WhatsApp, email, SPV, foldere locale. Pierzi timp căutând si organizând manual.
Nu stii cine a adăugat ce document, când, sau daca lipsește ceva. Verificările manuale sunt obositoare.
Clientul uită să trimită documente, tu afli târziu. Termenele trec, iar răspunderea rămâne la tine.
e-Factura, e-Transport, SAF-T. Cerințe noi tot timpul, iar sistemele vechi nu țin pasul.
ADF îți simplifică munca si relația cu clienții
Tu si clientul accesați aceleași documente, in același loc. Făra versiuni diferite, făra "ți-am trimis pe WhatsApp".
Vezi cine a incărcat ce, cand, si ce modificări s-au facut. Auditabil si transparent.
Facturile din SPV se descarcă automat. Nu mai trebuie sa intri tu sau clientul in SPV pentru fiecare factură.
Date criptate, backup automat, acces controlat. Nu mai depinzi de hard-disk-ul clientului sau de foldere partajate nesigure.
Același flux pentru toți clienții. Eficiență, scalabilitate, mai puțin stres.
Valoare clara pentru clienții tăi
Toate facturile si documentele într-un singur loc, accesibile oricând.
Nu mai trebuie sa trimită manual fiecare document.
Vede ce s-a procesat, ce lipsește, fără să te sune.
Integrare cu e-Factura, în curând și pentru SAF-T si alte cerințe viitoare.
Ghid complet in 6 pași simpli
Fiecare companie (CIF) are nevoie de licență proprie. Ca și contabil, poți gestiona mai multe companii dintr-un singur cont, dar fiecare client își plătește propria licență. Licența include: descărcare automata e-Factura, arhivare documente, acces multi-utilizator, dashboard, rapoarte, căutări.
Înainte de a incepe, asigură-te că ai:
Informează-ți clienții să își creeze cont în ADF și să autorizeze compania lor pentru e-Factura.
Pentru ușurință am pregătit pentru tine un template de email pe care îl poți particulariza pentru clienții tăi.
Acest pas este de asemenea inclus in template-ul de email pregătit de noi deci dacă l-ai folosit poți sări peste aces pas
Daca nu l-ai folosit clientul te poate adaugă din meniul Configurări > Utilizatori, folosind email-ul tău si asignându-ți rolul Contabil.
Anunță echipa ADF că ești contabil. Contul tău va fi trecut din Licență Trial în Licență Partener (gratuită).
Copiază si personalizează acest email pentru a prezenta ADF clienților tai
Subiect: Simplificam colaborarea folosind ArhivaDeFacturi
Stimate client,
În contextul digitalizării accelerate și al cerințelor fiscale în continuă schimbare, a venit momentul să facem un pas firesc spre eficiență, transparență și organizare în activitatea de gestiune a documentelor.
Suntem în perioada de testare și dacă doriți să vă alăturați vă rugăm să reveniți cu un mesaj în privat. Vă mulțumim pentru disponibilitate și deschidere.
Dorim sa digitalizam procedurile contabile însă nu "de dragul digitalizării" ci având ca scop final eficientizarea fluxului contabil atât pentru noi cat și pentru dumneavoastră.
Ce urmărim:
- definirea unui proces simplificat pentru schimbul de informații contabile
- renunțarea la dosare/hârtie peste tot unde e posibil
- arhivarea tuturor documentelor contabile (inclusiv a facturilor)
- trasabilitate crescută (pentru a putea răspunde cu ușurință la întrebări de genul: cine, ce, când, de ce?)
- transparență crescută
- acces instant la documente (eliminând cazuri de genul "poți să îmi mai trimiți factura X sau documentul Y?" )
Digitalizarea documentelor înseamnă mai mult control, viteză, siguranță și predictibilitate — nu doar mai puțină hârtie.
Pentru a implementa aceste deziderate și a lucra mai eficient împreună, vă propunem să folosim platforma ArhivaDeFacturi (https://arhivadefacturi.ro) care:
- Descarcă și arhivează automat toate facturile din SPV
- Oferă rapoarte detaliate pe baza facturilor
- Opera căutări avansate (după diferite criterii inclusiv produse din factură)
- Centralizează toate documentele într-un singur loc
- Ne oferă acces amândurora la aceleași informații, in timp real
Ce trebuie să faci:
Pasul 1 – Creare utilizator
Se accesează link-ul aplicației: https://ArhivaDeFacturi.ro, urmat de apăsarea butonului: <Înregistrare>.
În secțiunea de înregistrare se completează formularul cu informațiile solicitate (nume utilizator, adresa de e-mail, creare parola și confirmarea acesteia). Câmpul nume utilizator poate fi același cu adresa de email utilizata. La final se bifează căsuța “Accept termenii și condițiile” și căsuța Capcha “I’m not a robot”, apoi se va apăsa butonul <Înregistrează-te>”. Link video Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=lj7fTEgB_Vo
Pasul 2 – Activare cont utilizator
După înregistrarea utilizatorului realizată in pasul 2, este necesară activarea contului utilizatorului înregistrat, accesând link-ul existent în e-mailul primit pe adresa de e-mail completată la pasul 2. Subiectul e-mailului primit din partea aplicației ArhivaDeFacturi pentru activarea utilizatorului poartă denumirea “ArhivaDeFacturi.ro account activation”. Activarea utilizatorului se va realiza accesând linkul din emailul primit. Confirmarea activării utilizatorului este realizată prin apariția unei ferestre cu mesajul “Contul tău a fost activat. Acum te poți loga”.
Pasul 3 - Logarea în aplicație
Pentru a vă loga în aplicație se intră pe pagina https://ArhivaDeFacturi.ro, se apasă butonul și se introduc credențialele (utilizatorul si parola) definite în pasul 2, urmate de apăsarea butonului “LOGIN”.
Pasul 4 – Adăugarea și autorizarea firmei în aplicație
După logarea în aplicație, primul pas pe care trebuie să il realizăm este adăugarea firmei pentru care dorim să gestionăm facturile. Această activitate se realizează prin apăsarea butonului XXXX și completarea informațiilor legate de firmă, apoi apăsarea succesivă a butoanelor XXXX , XXXX, introducerea parolei stickului de semnătură electronică și parola aferentă acestuia, urmată de apăsarea butonului. Finalizarea acțiunii de autorizare a firmei în aplicație, este confirmată în fereastra deschisă prin mesajul: “Autorizare: Finalizat”. Link vídeo Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=uRGdpusLVV8
Pasul 5 – Adăugarea contabilului
Pentru a ușura accesul colaborativ pe documentele financiar-contabile ale firmei dumneavoastră, adăugați utilizatorul firmei de contabilitate cu drepturi de acces pe firma dumneavoastră.
Acest lucru se realizează în felul următor:
Accesare meniu Configurare > Utilizator, introducere adresă de email: [email-ul_contabilului] în partea dreaptă a ferestrei, se bifează “Contabil”, apoi se apasă butonul.
Mențiuni
Pentru o mai bună securitate a accesului:
- definiți o parolă compusă din minim 12 caractere, care să respecte următoarele condiții: litere mari, litere mici, cifre, caractere speciale: @, #, si
- activați autentificarea multifactor (2FA) după cum se poate vedea în filmulețul de la linkul următor: https://www.youtube.com/watch?v=bnufsVxzbFk
Pasul 4 se va realiza de pe calculatorul pe care este instalat stick-ul de semnătură electronică/token.
Costul licenței variază intre 5 și 12 Eur/luna, iar primele 30 de zile sunt gratuite pentru test.
Sună bine? Spune-mi și te ajut cu configurarea.
Cu drag,
[Numele tau]
"ArhivaDeFacturi este o platforma care iti descarca automat facturile din SPV si le tine într-un singur loc, accesibil si tie si mie. Nu mai trebuie sa-mi trimiti documente manual, iar eu vad in timp real ce avem si ce lipseste. Costa aproximativ 30 de lei pe luna si primele 30 de zile sunt gratuite. Vrei sa-ti fac un cont de test?"
Iti aratam in 15 minute cum poti implementa ADF pentru clientii tai. Fara obligatii.